موضوع: مدیریت مستندات فنی در میدآرپی
نویسنده: مهدی عیوض زاده
حجم بالای دادهها در فرآیندهای تحلیل و طراحی کسب و کار به میزانی بود که عدم در نظر گرفتن یک ساختار مشخص مستند سازی، عملاً روند پیشبرد مراحل توسعه و تولید میدآرپی را مختل مینمود؛ ساختاری که نقشه راه و چارچوبی را برای هدایت موثر پروژه ایجاد و توافقهای احتمالی فی ما بین کارفرما و تیم تحلیل کسب و کار را در یک قالب استاندارد، منعکس نماید. منظور از مستندات فنی، هر نوع سند و محصولی است که در مسیر پروژه تولید و از آن در تحقق محصول نهایی استفاده میشود که از آن جمله میتوان به مدل طراحی، فرآیندهای تحلیل و ساختار معماری نرم افزار اشاره نمود. در این میان، مسئله اصلی در پروژه بزرگ میدآرپی، طراحی استانداردهایی مشخص برای کنترل کردن مستنداتی با ماهیتهای متفاوت بود که هر یک در حوزههای مختلفی ایجاد شده و ساختار مربوط به خود را داشتند. بدین منظور، استاندارهایی شکل گرفت که در بستری یکپارچه، بر کل ساختار منطبق بوده و متناسب با آنها چک لیست متمرکزی تعریف شد. با فعال کردن این استاندارد، از قبل مرحله پیاده سازی و در حین فرآیند تولید، کنترل کیفیت اسناد هر سند فنی خاص به شکل مدونی محقق گردید بطوریکه امکان دسترسی به مستندات طبقهبندی شده، برای دست اندرکاران ذیربط را میسر کرد.
موضوع: استانداردسازی اقلام: چالشی ناپیدا در فاز استقرار میدآرپی
نویسنده: مهدیه میرزادی گوهری
زمانی که از یک سامانه راهکار جامع سازمانی سخن به عمل میآید، یکی از نکاتی که ممکن است مغفول بماند، همگن بودن ورودیهای این سامانه میباشند که قرار است خوراک زیرسیستمهای مختلف شده و گردش اطلاعاتی را شکل دهند. مصداق این ورودیها در راهکارهای جامع و یکپارچه سازمانی، اقلام و تجهیزات میباشند که معمولاً سرمنشاء آنها را باید در انبار کارخانجات یافت. در قرارداد بین فناپ و میدکو نیز سیستم مدیریت انبار یکی از زیرسیستمهای اصلی حوزه مدیریت زنجیره تامین بود. به دلیل ماهیت خاص این زيرسيستم و ارتباط آن با سایر زيرسيستمها و به منظور تحقق گردش اطلاعاتی، نیاز به طبقهبندی و استانداردسازی یکسان برای اجرا در سطح کل میدکو وجود داشت و ضروری بود که خوراک سامانه در یک قالب مشخص به سیستم تزریق گردد. از این حیث، در پروژه میدآرپی نياز بود که واحدهای کسب و کاری موجود در میدکو از الگوی مشخص و ساختار شبه درختی اقلام یکسانی برای طبقهبندی استفاده نمایند.
لذا اگر چارهای اندیشیده نمیشد این امکان وجود داشت که تراکنش های زیادی از اقلام یکسان با عناوین متفاوت در اکثر سيستمهاي میدآرپی ایجاد شود؛ که اصلاح و حذف اقلام تکراری زمان بسیار زیادی را به ذینفعان پروژه تحمیل مینمود. در واقع حجم بالای اقلام و تجهیزات موجود در مجتمعها به حدی بود که استانداردسازی و طبقه بندی آنها، در قالب یک زیرپروژه در میدآرپی متولد شد. بعد از ورود به فاز اجرا و جمعآوری اطلاعات جهت راه اندازی سامانه، موضوع استانداردسازی اقلام به شکل بارزی خودنمایی کرد و موجب شد که یک تیم مجزا به این امر تخصیص یابد و رویکردهایی به صورت مدون تمهید گردد. لذا، بحث استانداردسازی ورودیها باید بعنوان چالشی ناپیدا از ابتدای آغاز چنين پروژههایی مورد توجه قرار گرفته و حتی بهعنوان یک زیر پروژه جنبی در ساختار پروژه گنجانده شود.
موضوع: تداوم شناسایی نیازمندیهای محصول در خلال استقرار
نویسنده: وحید حاجی پور
تحلیل شرایط موجود جهت توسعه و استقرار یک سیستم در حوزه راهکار جامع سازمانی یکی از ابتدائیترین و البته ضروریترین گامها در نیل به هدف و تحقق خروجی مورد نیاز است. با تزریق بازخورد تحلیل از شرایط موجود به تیم توسعه و ترسیم چشمانداز شرایط مطلوب، نقشه راهی در اختیار دست اندرکاران توسعه یک سامانه قرار میگیرد. اما این نقشه یک راهحل قطعی و پایدار نبوده و نیاز است که بطور مداوم در تعامل تیم تحلیل و توسعه محصول مورد بازبینی و بهبود واقع گردد. وقتی جهت پیادهسازی یک راهکار جامع سازمانی با واحدهای کسب و کاری مختلف و زیادی سر و کار داریم، تجربهاندوزی از جنبههای کارکردی سیستم در محیط واقعی یک کارخانه در زمانهای استقرار و اجراهای آزمایشی و عملیاتی در حوزه برخی از فرآیندهای کسب و کار و تعمیم آن به سایر موجودیتهای مورد نظر در پروژه هدف، از اهمیت فراوانی برخوردار است. در این میان میتوان به تجارب کسب شده در مانور اجرا شده در یکی از بزرگترین مجتمعهای پروژه، در حیطه کسب و کارهای مربوط به محصول HSE (بهداشت، ایمنی و محیط زیست) اشاره داشت که در آن به عنوان بازخورد پیشنهاداتی از سوی تیم تحلیل ارائه گردید تا در زمان عملیاتی شدن سیستم در سایر مجتمعهای میدکو شاهد رخداد کمترین مشکلات شناسایی شده باشیم. در این راستا و در ساختار فرآیند مدیریت ریسکهای HSE، حدود 200 ریسک حاصل از این تجارب در محیط عملیاتی شناسایی شد که پیش از این، تخصیص بهینه بر روی آنها مغفول مانده بود. بعنوان نمونه، خاطر نشان گردید که باید تمهیداتی جهت تکمیل اطلاعات استانداردسازی خطرات، پیامدهای خطر و منشاء خطرات اندیشیده شود که کسب و کار مربوطه در راهکار جامع سازمانی خروجی مطلوب را ارایه نماید. همچنین، در خصوص بررسی تخصیص الزامات قانونی ناشی از مخاطرات شغلی به خطرات شناسایی شده در سطح سازمان و لزوم بررسی مجدد تخصیص تجهیزات حفاظت فردی به خطرات، بازخورد لازم از سوی تیم تحلیل به عمل آمد. شناسایی چالشهای مسئولین محوطه در صدور دستورکارها و استانداردسازی زمان از دست رفته کاری برای اعضای صدمه دیده در هنگام وقوع حوادث از دیگر مواردی بود که در زمان اجرای مانور شناسایی شد و تدابیری برای زمان اجرای نهایی سیستم برای هر یک از چالشهای فوق صورت گرفت.
موضوع: تغییر روش اجرایی پروژه و حرکت به سوی مدیریت پروژه چابک
موضوع: امیر مستعلی
یکی از دغدغه های بنیادی در میدآرپی اتخاذ یک روش اجرایی کاربردی برای شفاف کردن نقشه راه مسیر تحقق پروژه بود. با مطالعات انجام شده و بررسی روشهای مدیریت پروژه چابک در پروژه های سایز بزرگ نرم افزاری نظیر متدهای DAD، LeSS، SAFe و همچنین مطالعات صورت گرفته در پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK)، دفتر مدیریت پروژه میدآرپی روش اسکرام مقیاس پذیر را به عنوان راهکار مدیریت پروژه در بخش تولید نرم افزار انتخاب نمود.نکته اول در خصوص ضرورت آگاه نمودن و همراهسازی ذینفعان کلیدی پروژه در پیاده سازی روش های چابک و معرفی نقش آنها در این متدولوژی بود. در واقع، توجیه رویکرد چابک با ماهیت کاملاً انعطاف پذیر در حوزه محدوده پروژه برای مدیرانی که با روش سنتی خو گرفتهاند، از چالشها و البته ارکان اساسی موفقیت در مسیر پیادهسازی این روش اجرایی جدید بود. نکته دیگر، تمرکز بر مطالعه دقیق و الگوبرداری مناسب در خصوص روشهای اجرایی و چارچوبهای نوین در خصوص مدیریت پروژه و شناخت دقیق و کامل آنها بود. با توجه به تفسیرهای مختلفی که ممکن بود به علت جدید بودن مفهوم چابکی بوجود آید، چارچوبی برای مستندسازی رویههای مربوطه در این روش اجرایی جدید ایجاد شد. علاوه بر این، در نظر گرفتن اسکرام مستر به عنوان یک نقش کلیدی از مواردی بود که در روش اجرایی جدید لحاظ گردید. با محوریت تجارب مدیریتی اتخاذ شده اشاره شده، مهمترین هدف از اجرای روش اجرایی جدید، یعنی بهبود و تسریع فرآیند گردش اطلاعات مستندات در پروژه میدآرپی محقق گردید که به نوبهی خود تاثیرات چشمگیری در صرفهجویی موثر در وقت نیروی انسانی به همراه داشت. استفاده از اسکرام مقیاس پذیر این امکان را نیز فراهم نمود که با قرار دادن گروه محصولاتی با تبادل اطلاعات بیشتر در یک خوشه و بهرهگیری از روش Scrum of Scrum برای مدیریت تیمهای داخل هر خوشه، حفظ یکپارچگی تسهیل و افزایش بهرهوری میسر گردید. علاوه بر تمرکز بر هماهنگیهای درون تیمی، برای مدیریت ارتباطات و یکپارچگی برون تیمی و اطمینان از اینکه تیمها و محصولات در هر خوشه با سایر خوشه ها ارتباطی منسجم در راستای اهداف راهکار جامع سازمانی را دارا میباشند از رویکردهای متنوعی استفاده شد که در نتیجه افزایش سرعت پاسخگویی به نیازمندیهای پیچیده و مرتبط با تعداد زیادی از محصولات را در پی داشت.
موضوع: رویکرد عملیاتی توسعه یک راهکار جامع سازمانی یکپارچه
نویسنده: محمد بستام
در فرآیند تولید یک راهکار جامع سازمانی مواجهه با چالشها همواره برای مهندسین توسعه سیستم حائز اهمیت بوده و حتی از جایگاه ویژهای نسبت به ابزار و پلتفرمهای نرمافزاری برخوردار میباشد. در اوایل تولید سامانه میدآرپی، رویکرد اصلی بر خودکارسازی رویهی توسعه محصولات بر پایهی نوعی از ساختار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) بود که عمده فعالیتهای مورد نیاز نظیر اجرای فرآیندها، ایجاد واسط کاربری برای هر فرآیند کسب و کاری و کنترل قواعد کسب و کار در این بخش را بطور خودکار مرتفع سازد و عملاً توسعه دهنده سیستم، زمان خود را صرفاً به جزئیات مربوطه به تغییر کدهای تولید شده توسط پلتفرم و موارد کلیدی دیگر از جمله روابط بین فرآیندهای کسب و کار اختصاص دهد. این رویکرد منجر به ساخت پلتفرم پنج لایهای گردید که هر لایه بخشی از خودکارسازی فرآیند توسعه نرمافزار را پشتیبانی مینمود. به طور مثال، قسمت دسترسی به لایه پایگاه داده، این امکان را برای توسعهدهندگان سیستم فراهم میسازد که از لایه موتور (Engine)، بصورت خودکار به پایگاه داده وصل شده و دادهها را آسانتر تغییر نمایند. پس از پیادهسازی موفق این پلتفرم چند لایهای، بصورت ناخودآگاه و به مرور زمان ذهنیتی ایجاد شد مبنی بر اینکه که کل فرآیند توسعه در همین قالب قابل تحقق بوده و کل نیاز را پوشش میدهند و از اینرو، تدبیر و آیندهنگری خاصی بر روی چالشهایی که ممکن است در بحث توسعه بوجود آید، صورت نپذیرفت. اما در ادامه، چالشها یکی پس از دیگری خود را نمایان ساختند و دست اندرکاران ذیربط به وضوح درک کردند که پلتفرم خودکار پیادهسازی شده همه چیز نبوده و علیرغم همهی شایستگیها و امکانات، جهت به سرانجام رساندن توسعه سامانهی میدآرپی، نیاز به اقداماتی میباشد که باید از طریق دقت نظر توسعهدهندگان و با تحلیل و طراحی درست بصورت ابتکاری عملیاتی شود. بنابراین، رویکرد بهینه و عملیاتی اتخاذ شده برای توسعه میدآرپی، یک روش ترکیبی با استفاده از پلتفرم طراحی شده توسعه خودکار به همراه بهرهمندی از راهکارهای ابتکاری و نوآورانه خبرگان سیستم بود.
موضوع: منابع انسانی و ضرورت جانشین پروری
نویسنده: منصور شیانی کلهری
نیروهای کلیدی و مخاطرات عدم برنامهریزی صحیح سرمایههای انسانی، نقش اساسی و محوری در پروژههای استقرار و پشتیبانی راهکارهای جامع سازمانی دارند. در حقیقت، بمنظور پشتیبانی از مجموعه عظیم نرمافزاری/ فرآیندی در این پروژهها، نیروی انسانی بیش از هر منبع سازمانی دیگری ایفای نقش نموده به گونهای که ممکن است با نبود یکی از آنان، بخشی از کارها با مشکلات اساسی مواجه گردد. در تجربه میدآرپی و در ماههای نخستین پشتیبانی به علت خروج افرادی که عمدتا نقش کلیدی داشتند، فرآیند استقرار تا حدود زیادی دچار ضعف علمی و عملیاتی شد.
برای فائق آمدن بر این مشکل، مهمترین تصمیم، برمسند امور قراردادن افرادی بود که تاکنون در سایه افراد صفوف جلوتر آرمیده بوده و بدون هیچ بیمی از پاسخگوئی، به گذران زندگی کاری خود مشغول بودند. راهکار دیگر استفاده چرخشی از نیروهای پشتیبانی مستقر در سازمانهای ذینفع بویژه در تیمهایی بود که نظیر تیم مالی با چالش جدی نیروی انسانی مواجه بودند. با این تصمیم، علاوه بر اینکه عادات کارفرما به حضور تنها یک فرد در مجموعه خود مرتفع گردید، به کسب تجارب علمی و عملیاتی بیشتر افراد تیم نیز کمک نمود.
یکی دیگر از اقدامات مهمی که صورت پذیرفت، تهیه ماتریس نیازمندیهای آموزشی تیم بود. در این راستا در سه تیم “پشیبانی کاربران”، “پشتیبان فرآیندی” و “پشتیبان فنی”، نیازمندیهای آموزشی تک تک اعضاء شناسائی شده و آموزش لازم در سه سطح مقدماتی، متوسط و پیشرفته به منظور همگن سازی توان فنی و علمی همکاران، در حال برنامهریزی و اجراست. پیشبینی میگردد که با استمرار در آموزشهای کاربردی و ادواری، میتوان تا حد قابل توجهی ضعف دانشی و عملیاتی اعضاء تیم را کاهش داد. همچنین سازوکاری تدوین گردید که اعضاء تیم “پشتیبان فرآیندی” بطور مستمر در کنار تیمهای توسعه حضور یافته و با بهره جوئی از ماتریس تعاملات (تعاملات بین تمامی تیمهای پشتیبانی با یکدیگر و سایر تیم های مرتبط) دانش عملیاتی نیز رفته رفته به تمامی اعضاء تیم منتقل گردد.
دستاورد نهائی این اقدامات، در “واژه جانشین پروری” خلاصه میگردد که با انتقال دانش و تجارب به افراد جدیدتر، تا حد قابل قبولی، بیم از دست دادن نیروهای باتجربه را کمتر می نماید. اما هرگز نباید فراموش کرد که هرچند هریک از این اقدامات می تواند مخاطرات از دست دادن نیروی انسانی متخصص را کاهش دهد، اما در نهایت همواره بر اهمیت موضوع محوریت نیروی انسانی در این پروژه ها اشاره داشته و متذکر میگردد که باید نسبت به حفظ این سرمایه های بیبدیل در سازمان کوشید.